Vous avez envoyé le devis. Le client était intéressé. Puis plus rien. Une semaine passe, puis trois. Vous hésitez à relancer, vous ne savez plus vraiment où en est chaque devis, et la date de validité expire sans que personne ne s'en aperçoive.
Automatiser le suivi des devis non signés, c'est s'assurer qu'aucun devis ne reste sans nouvelle : chaque devis envoyé est suivi, relancé au bon moment, dans votre ton, et vous êtes prévenu quand un appel s'impose. Voici comment le mettre en place avec Gmail, Google Sheets et Pennylane, avec des modèles de relance prêts à l'emploi.
Combien de devis attendent une réponse chez vous en ce moment ?
On regarde ensemble votre suivi des devis et ce qui peut être automatisé. Demander un audit gratuit →Pourquoi les devis non signés se perdent
Relancer met mal à l'aise
On a peur de paraître insistant. Alors on attend « encore un peu », et le devis refroidit. Pourtant, un client qui ne répond pas n'a souvent pas dit non : il a été pris par autre chose, attend un accord interne, ou compare encore.
Personne ne sait où en est chaque devis
Les devis sont dans Pennylane, les échanges dans Gmail, les notes dans un Google Sheets ou dans la tête du commercial. Pour savoir lesquels relancer, il faut tout recouper à la main. C'est précisément la tâche qu'on repousse.
Ce que ça coûte
Chaque devis non suivi, c'est du temps de chiffrage perdu, et parfois une affaire qui part chez un concurrent simplement parce qu'il a rappelé. Pour mesurer votre situation, comptez les devis envoyés le trimestre dernier et classez-les : signés, refusés, et « sans nouvelles ». Cette dernière colonne est celle que l'automatisation vise.
Comment automatiser le suivi des devis non signés
1. Repérer chaque devis envoyé
Le point de départ est la liste des devis en attente. Pennylane suit le statut de chaque devis et, si vous utilisez la signature électronique, vous prévient dès que le client signe. L'automatisation lit cette liste chaque jour, ou un Google Sheets de suivi si vos devis sont faits ailleurs.
2. Relancer au bon moment
Selon le nombre de jours écoulés depuis l'envoi, une relance part depuis votre adresse Gmail, avec le devis en pièce jointe et un ton qui évolue d'une relance à l'autre. Juste avant chaque envoi, le statut est vérifié : un devis signé entre-temps n'est jamais relancé.
3. Comprendre les réponses
C'est là que l'IA fait la différence. Elle lit les réponses des clients et les classe :
- « On valide, je vous renvoie le devis signé » : la séquence s'arrête et vous êtes prévenu.
- « C'est un peu au-dessus de notre budget » : objection de prix, vous êtes alerté pour rappeler.
- « On en reparle en janvier » : la relance suivante est programmée à la bonne date.
- « On est partis sur une autre solution » : le devis est marqué perdu, avec le motif.
4. Alerter avant l'expiration
Quelques jours avant la fin de validité du devis, une relance rappelle la date au client, et vous êtes prévenu pour décider : prolonger, ajuster ou classer.
5. Passer à la suite une fois signé
Le devis signé est transformé en facture dans Pennylane, puis suivi jusqu'au paiement, avec si besoin des relances de factures automatisées.
Ce qui reste humain
L'appel au bon moment, la négociation, la décision de faire un geste commercial. L'automatisation vous dit qui appeler et pourquoi ; c'est vous qui appelez.
Cet article porte sur ce qui se passe après l'envoi. Pour préparer les devis eux-mêmes plus vite, voir notre guide sur l'automatisation des devis pour PME.
Le tableau de suivi des devis : 8 colonnes suffisent
Que l'automatisation s'appuie dessus ou que vous le teniez vous-même, un bon tableau de suivi dans Google Sheets tient en huit colonnes :
| Colonne | À quoi elle sert |
|---|---|
| N° et client | Retrouver le devis dans Pennylane |
| Montant HT | Prioriser les relances |
| Date d'envoi | Calculer les relances |
| Date de validité | Anticiper l'expiration |
| Statut | En attente, signé, perdu, reporté |
| Dernière relance | Savoir où en est la séquence |
| Prochaine action | Relance, appel, attendre une date |
| Motif si perdu | Prix, délai, concurrent, projet abandonné |
La dernière colonne est la plus précieuse à long terme : au bout de quelques mois, elle vous dit pourquoi vous perdez vos devis.
Scénario type : une PME qui envoie 30 devis par mois
Exemple de calcul, non contractuel : les chiffres ci-dessous sont des hypothèses pour montrer la logique, pas les résultats d'un client réel.
Situation de départ. Une entreprise de menuiserie sur mesure envoie une trentaine de devis par mois depuis Pennylane. Le gérant relance quand il y pense, surtout les gros montants. Une bonne partie des devis restent sans aucune nouvelle, et personne ne sait vraiment pourquoi.
Circuit mis en place.
- Chaque matin, la liste des devis en attente est lue dans Pennylane et reportée dans un Google Sheets de suivi.
- Les relances partent automatiquement depuis Gmail à J+3, J+10 et cinq jours avant l'expiration, si le devis n'est pas signé.
- Les réponses des clients sont lues et classées ; les objections de prix déclenchent une alerte pour appeler.
- Le vendredi, le gérant reçoit la liste des devis à appeler la semaine suivante, triés par montant.
Résultat attendu. Plus aucun devis « oublié », des appels concentrés sur les clients qui hésitent vraiment, et, après quelques mois, une vision claire des motifs de perte : prix, délais ou concurrence.
Vous ne savez pas combien de devis dorment chez vous ?
On fait le point sur vos devis en attente et votre circuit de suivi, sans engagement. Demander un audit gratuit →Calendrier de relance et 4 modèles d'e-mails
Le calendrier type
| Moment | Action | Objectif |
|---|---|---|
| J+3 | E-mail de suivi | Vérifier la bonne réception, ouvrir la discussion |
| J+10 | E-mail avec une valeur ajoutée | Répondre à une question probable, rassurer |
| J+15 | Alerte pour un appel | Comprendre ce qui bloque |
| Validité − 5 jours | Rappel d'expiration | Créer une échéance claire |
| Après expiration | Dernier message | Clore proprement, laisser la porte ouverte |
Les modèles
Objet : Votre devis [objet]
Bonjour [prénom],
Je reviens vers vous au sujet du devis envoyé le [date] pour [objet]. Avez-vous pu le consulter ? Si un point mérite d'être précisé ou ajusté, je suis disponible pour en parler.
Bonne journée,
[signature]
Objet : Devis [objet] – une précision utile
Bonjour [prénom],
Pour compléter notre proposition : [précision utile, ex. délai d'intervention possible, option, référence d'un chantier similaire]. Si le calendrier ou le budget vous posent question, dites-le-moi : nous pouvons regarder ensemble.
[signature]
Objet : Votre devis expire le [date]
Bonjour [prénom],
Petit rappel : notre devis pour [objet] reste valable jusqu'au [date]. Au-delà, les prix et les délais pourront évoluer. Souhaitez-vous que nous le validions, ou préférez-vous en parler avant ?
[signature]
Objet : Devis [objet]
Bonjour [prénom],
Sans nouvelles de votre part, je comprends que le projet n'est pas d'actualité pour le moment. Je classe donc ce devis. Si les choses évoluent, il suffit de répondre à ce message : nous reprendrons là où nous en étions.
Bonne continuation,
[signature]
Ce dernier message obtient souvent des réponses : il libère le client de la pression, et lui donne une occasion simple de dire où il en est.
Mettre en place l'automatisation en 5 étapes
- Faire le point sur les devis en attente. Listez-les dans Pennylane, avec leur date d'envoi et leur validité. C'est souvent révélateur.
- Fixer le calendrier et les exceptions. Paliers de relance, montants au-delà desquels vous appelez vous-même, clients à ne pas relancer automatiquement.
- Écrire les messages à partir des quatre modèles ci-dessus, dans votre façon de parler.
- Connecter Pennylane, Gmail et Google Sheets, avec une vérification du statut avant chaque envoi.
- Tester puis suivre. Commencez sur quelques devis, puis mesurez chaque mois votre taux de signature et la part de devis sans nouvelles.
5 erreurs à éviter
- Relancer un devis déjà signé. Le statut doit être vérifié juste avant chaque envoi, pas seulement la veille.
- Des relances qui disent toutes la même chose. « Avez-vous pu regarder ? » trois fois de suite lasse. Chaque relance doit apporter quelque chose.
- Ne jamais appeler. L'e-mail ouvre la porte ; c'est souvent l'appel qui conclut. L'automatisation doit vous dire quand décrocher.
- Laisser expirer les devis en silence. Une date de validité est un bon prétexte pour relancer, à condition de la voir venir.
- Ne pas noter pourquoi on perd. Sans motif de perte, impossible d'ajuster vos prix, vos délais ou votre argumentaire.
Coûts, ROI et délais
Trois options selon votre situation
- Un rappel manuel bien tenu : un Google Sheets avec les huit colonnes ci-dessus et un créneau fixe chaque semaine. Gratuit, mais dépendant de votre discipline.
- Les fonctions de vos outils : signature électronique et suivi des statuts dans Pennylane, rappels dans votre agenda.
- Une automatisation sur mesure : lecture des statuts dans Pennylane, relances depuis Gmail, tri des réponses par l'IA, alertes et tableau de suivi à jour. Chez Syncro, c'est sur devis, sur la base de 990 € HT de mise en place et 249 € HT par mois (voir nos tarifs).
Calculer votre propre ROI
Le calcul est simple : nombre de devis par mois × montant moyen × points de taux de signature gagnés × votre marge. Si un meilleur suivi vous fait signer ne serait-ce qu'un devis de plus par mois, comparez sa marge au coût de l'automatisation. Ajoutez le temps passé aujourd'hui à recouper Pennylane, Gmail et vos notes ; notre simulateur du coût des tâches manuelles aide à le chiffrer.
Délais de mise en place
Pour un circuit branché sur Pennylane, Gmail et Google Sheets, comptez en général jusqu'à deux semaines après l'audit initial, tests compris.
Plus aucun devis sans nouvelles, et vos appels là où ils comptent.
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