Le coût de la saisie manuelle de factures est rarement calculé, parce qu'il est dilué dans les journées de votre équipe. Pourtant, il se chiffre en quelques minutes : c'est le point de départ de toute décision d'automatisation. Voici la méthode, les coûts cachés à ne pas oublier et un simulateur pour faire le calcul avec vos propres chiffres.
La formule de calcul
Le coût direct de la saisie manuelle tient en une ligne :
Coût mensuel = nombre de factures par mois × minutes par facture ÷ 60 × coût horaire chargé
Combien de minutes par facture ?
Tout dépend de la facture : quelques minutes pour une facture simple d'un fournisseur habituel, beaucoup plus pour une facture à nombreuses lignes qu'il faut rapprocher d'une commande et d'un bon de livraison. Le plus fiable est de chronométrer : prenez 20 factures représentatives, mesurez le temps complet (ouverture, recherche, saisie, contrôle, classement) et faites la moyenne.
Quel coût horaire retenir ?
Prenez le coût employeur annuel de la personne qui saisit (salaire brut et cotisations patronales) et divisez-le par le nombre d'heures travaillées dans l'année, soit environ 1 607 heures pour un temps plein à 35 heures (durée légale du travail, service-public.gouv.fr). Par exemple, un coût employeur de 36 000 € par an correspond à environ 22 € de l'heure.
Simulateur : calculez votre coût en euros
Ajustez les trois curseurs avec vos propres chiffres. Le calcul se fait dans votre navigateur, rien n'est enregistré.
Un exemple chiffré
Exemple de calcul, non contractuel : les chiffres ci-dessous sont des hypothèses pour montrer la logique, pas les résultats d'un client réel.
Une PME de négoce reçoit 400 factures fournisseurs par mois. Chacune demande en moyenne 6 minutes, rapprochement compris. La personne qui les saisit coûte 25 € de l'heure à l'entreprise.
- Temps passé : 400 × 6 ÷ 60 = 40 heures par mois, soit une semaine entière de travail.
- Coût direct : 40 × 25 = 1 000 € par mois, soit 12 000 € par an.
Et ce chiffre ne compte que le temps de saisie, pas ce qu'il coûte en erreurs et en retards.
Les coûts cachés de la saisie manuelle
- Les erreurs et leurs corrections : un montant mal recopié ou une facture saisie deux fois se paie plus tard, en temps de recherche, en litiges ou en paiements en double.
- Les retards : une facture saisie en retard, c'est une échéance qui se rapproche sans que personne ne le voie, et une trésorerie mal pilotée.
- Les interruptions : la saisie se fait par à-coups, entre deux appels, ce qui allonge le temps réel bien au-delà du temps mesuré.
- La dépendance à une personne : pendant ses congés, les factures s'accumulent et le rattrapage coûte cher.
- Le coût d'opportunité : chaque heure de saisie est une heure qui n'est pas passée avec vos clients.
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Chez Syncro, la mise en place démarre à 990 € HT, puis l'abonnement démarre à 249 € HT par mois. Sur la première année, le palier d'entrée représente donc environ 4 000 € HT, à comparer aux 12 000 € par an de notre exemple.
Soyons honnêtes : l'automatisation ne ramène pas le temps à zéro. Il reste quelques minutes par jour pour valider ce qui a été préparé et traiter les exceptions. Et si vous ne traitez que quelques dizaines de factures par mois, le calcul ne sera probablement pas en faveur de l'automatisation. C'est justement à cela que sert l'audit gratuit : vous donner un chiffre réaliste avant de décider.
Pour comprendre comment fonctionne l'automatisation, lisez notre guide de la saisie automatique de factures. Vous hésitez avec un recrutement ? Voici le comparatif assistant administratif ou automatisation.
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