Automatisation des entreprises à Miramas : la checklist de l'entrepôt logistique

Dans un entrepôt de Clésud, le logiciel de gestion d'entrepôt sait où se trouve chaque palette. Ce qu'il ne sait pas, c'est ce qui est écrit dans les dizaines d'e-mails reçus chaque matin par l'équipe administrative.

Avis d'expédition des fournisseurs, demandes de rendez-vous des transporteurs, ordres de préparation urgents, réclamations des donneurs d'ordres : tout arrive par la boîte mail et doit être recopié quelque part. Puis, en fin de mois, il faut reconstituer ce qui a été stocké, préparé et expédié pour facturer. L'automatisation des entreprises à Miramas a ici un terrain idéal. Cette checklist vous aide à repérer, poste par poste, ce qui peut tourner seul.

Miramas, plaque tournante logistique

Clésud, en périphérie de Miramas, est l'une des grandes plateformes logistiques du sud de la France. Ses entrepôts profitent de l'A54 et de la proximité des échangeurs vers l'A7, et la ville est historiquement liée au rail avec sa grande gare de triage. Transporteurs, messagers et prestataires logistiques y travaillent pour la distribution, l'industrie et le port de Fos tout proche. La commune accueille aussi un village de marques qui attire une clientèle de toute la région, et un tissu de commerces et d'artisans au service de ses habitants.

Checklist 1 : les réceptions

• ☐ Les avis d'expédition reçus par e-mail sont-ils saisis à la main dans le logiciel d'entrepôt ?
• ☐ Les quantités attendues sont-elles connues avant l'arrivée du camion ?
• ☐ Les écarts entre annoncé et reçu (manquants, casse, références inconnues) sont-ils notifiés au client le jour même ?

Ce qui s'automatise : l'avis d'expédition est lu à son arrivée, quel que soit son format, et la réception attendue est créée dans votre logiciel. À la réception, les écarts constatés sont comparés à l'annonce et un rapport part au donneur d'ordres, avec les photos prises sur le quai.

Checklist 2 : les rendez-vous de quai

• ☐ Les transporteurs demandent-ils leurs créneaux par téléphone ou par e-mail ?
• ☐ Le planning des quais est-il tenu sur un tableur ou un tableau blanc ?
• ☐ Les retards sont-ils signalés avant que le camion soit devant la barrière ?

Ce qui s'automatise : les demandes de rendez-vous reçues par e-mail sont lues, comparées aux créneaux libres et confirmées, ou une alternative est proposée. Le planning se met à jour, l'équipe du quai reçoit la liste du lendemain. Les arbitrages délicats (deux urgences au même créneau) restent au chef de quai.

Checklist 3 : les ordres de préparation

• ☐ Certains clients envoient-ils encore leurs commandes en PDF ou dans le corps d'un e-mail ?
• ☐ Les commandes urgentes arrivent-elles après l'heure limite sans être repérées ?
• ☐ Le client est-il prévenu automatiquement de l'expédition, avec le numéro de suivi ?

Ce qui s'automatise : la lecture des commandes hors format, leur création dans le logiciel d'entrepôt, la détection des urgences et l'envoi de la confirmation d'expédition au client. Pour le détail du suivi côté fournisseurs, voir notre article sur le suivi automatisé des commandes fournisseurs.

Checklist 4 : la facturation des prestations

• ☐ La facture mensuelle de chaque client est-elle reconstituée à partir de plusieurs exports ?
• ☐ Les prestations annexes (étiquetage, reconditionnement, palettes hors norme, manutentions exceptionnelles) sont-elles parfois oubliées ?
• ☐ Le stockage est-il facturé sur la base d'un relevé fiable du nombre de palettes ?

Ce qui s'automatise : en fin de mois, les données de stockage, de préparation et d'expédition sont extraites du logiciel d'entrepôt, valorisées selon le contrat de chaque client et transformées en facture dans votre logiciel de gestion. Les prestations annexes déclarées en cours de mois par les chefs d'équipe sont intégrées. Un état de contrôle accompagne chaque facture pour la relecture.

Lire vos résultats

Si vous avez coché la majorité des cases d'une checklist, c'est par elle qu'il faut commencer. Dans la plupart des entrepôts, la facturation des prestations est le chantier le plus rentable : chaque prestation annexe oubliée est du chiffre d'affaires perdu, et la facture reconstituée à la main mobilise plusieurs jours en début de mois.

Ces automatisations se branchent sur votre logiciel de gestion d'entrepôt, votre logiciel de facturation et votre messagerie, sans changement d'outil. Après un audit gratuit, la mise en service prend en général deux semaines. Le prix est fixé sur devis, sur la base publiée sur notre page tarifs.

En résumé

À Miramas, la logistique tourne à plein régime, et l'administratif suit difficilement. Automatiser la lecture des avis d'expédition, les rendez-vous de quai, les commandes hors format et la facture mensuelle, c'est libérer le bureau de l'entrepôt pour ce qui demande vraiment un humain : les litiges, les clients et les imprévus.