Automatisation des entreprises à Martigues : la checklist des sous-traitants industriels

Chez un sous-traitant de la plateforme de Lavéra, la journée d'un technicien se termine souvent par une fiche d'intervention remplie sur le capot d'un véhicule. La facture correspondante, elle, part trois semaines plus tard.

Entre les deux, quelqu'un au bureau ressaisit les heures, les pièces, les numéros de commande du donneur d'ordres, puis prépare l'attachement à faire valider. L'automatisation des entreprises à Martigues vise précisément ce circuit : faire remonter les données du terrain dans l'ERP sans ressaisie, et transformer plus vite une intervention en facture. Voici une checklist pour savoir où vous en êtes et par où commencer.

Martigues, au cœur d'un bassin industriel

Martigues s'est développée avec l'industrie pétrolière et pétrochimique, autour de la zone portuaire de Lavéra, dont l'essor date des années 1950. La plateforme, classée Seveso seuil haut, réunit plusieurs industriels de la chimie et du raffinage. Autour d'eux travaille un réseau dense d'entreprises de maintenance, de chaudronnerie, de tuyauterie, d'électricité, d'échafaudage, de nettoyage industriel et de contrôle, installées notamment dans les zones Ecopolis de Martigues Sud et de Croix-Sainte.

Ces entreprises vivent au rythme des arrêts techniques, des commandes cadre et des exigences documentaires des donneurs d'ordres. C'est là que l'administratif devient lourd.

Checklist 1 : les données du terrain

• ☐ Les fiches d'intervention sont-elles saisies le jour même, ou en fin de semaine ?
• ☐ Les heures par technicien et par chantier sont-elles recopiées à la main dans la paie ou l'ERP ?
• ☐ Les pièces et consommables utilisés sont-ils déstockés au moment de l'intervention ?
• ☐ Les photos et relevés de mesure sont-ils rattachés automatiquement au bon dossier ?

Ce qu'on automatise : les fiches, qu'elles soient papier photographiées, PDF ou formulaires sur mobile, sont lues par l'IA. Heures, chantier, numéro de commande, pièces consommées et observations remontent dans l'ERP. Le stock est mis à jour, les photos sont classées dans le dossier de l'affaire. Les fiches incomplètes ou incohérentes (heures au-delà du planning, commande inconnue) sont signalées au chef de chantier au lieu d'être saisies telles quelles.

Checklist 2 : de l'attachement à la facture

• ☐ Préparez-vous les attachements ou relevés de travaux à partir de plusieurs fichiers ?
• ☐ Suivez-vous les validations du donneur d'ordres dans un tableur ou dans votre tête ?
• ☐ Déposez-vous les factures une par une sur le portail fournisseur du client ?
• ☐ Savez-vous, à tout moment, le montant réalisé mais pas encore facturé ?

Ce qu'on automatise : l'attachement est préparé à partir des fiches déjà remontées, au format attendu par chaque client. Dès qu'il est validé, la facture est créée dans votre logiciel avec le bon numéro de commande. Un tableau tient à jour le « réalisé non facturé » par client et par affaire, et une alerte prévient quand une validation tarde.

Checklist 3 : documents et habilitations

• ☐ Les dates d'expiration des habilitations, visites médicales et formations sécurité sont-elles suivies automatiquement ?
• ☐ Les documents demandés par les donneurs d'ordres (attestations, assurances, Kbis) sont-ils envoyés à temps ?
• ☐ Les vérifications périodiques de matériel sont-elles planifiées sans oubli ?

Ce qu'on automatise : un registre alimenté à partir de vos documents existants, avec des rappels envoyés au bon moment au salarié, au responsable QSE et à la direction. Avant un arrêt technique, la liste des personnes dont une habilitation expire pendant la période sort automatiquement. La décision d'affecter ou non un technicien, elle, reste humaine.

Lire vos résultats

Si vous avez coché plus de cinq cases, votre équipe administrative passe probablement une part importante de son temps à recopier ce que le terrain a déjà écrit. Le premier chantier rentable est presque toujours la remontée des fiches d'intervention : c'est elle qui alimente les attachements, la facturation et le suivi des heures.

Ces automatisations se branchent sur votre ERP ou votre logiciel de gestion d'affaires, sur vos tableurs et sur votre messagerie. Notre article sur la saisie automatique des commandes reçues par e-mail montre le même principe appliqué aux commandes entrantes, utile pour les commandes cadre de vos donneurs d'ordres.

Délais et budget

Après un audit gratuit de vos documents, la mise en service prend en général deux semaines. Le prix est fixé sur devis, à partir de la base publiée sur notre page tarifs. Mieux vaut démarrer en dehors d'une période d'arrêt technique, pour tester sereinement.

En résumé

À Martigues, le temps administratif d'un sous-traitant industriel se loge entre le terrain et la facture. Automatiser la remontée des fiches, la préparation des attachements et le suivi des habilitations, c'est facturer plus tôt, avec moins d'erreurs, sans changer d'ERP.