Une entreprise de propreté gère des dizaines de sites, des dizaines d'agents, et un téléphone qui sonne dès six heures du matin pour annoncer une absence. Il faut remplacer, prévenir le client, tracer la prestation, puis facturer en fin de mois ce qui a réellement été fait.
À La Fare-les-Oliviers, entre l'étang de Berre et le Pays d'Aix, plusieurs entreprises de services aux entreprises travaillent pour les zones d'activités et les communes de l'ouest de la métropole. L'automatisation des entreprises à La Fare-les-Oliviers peut alléger leur gestion quotidienne. Voici un cas fictif mais réaliste, construit à partir des difficultés typiques du métier.
Combien de temps passez-vous chaque mois à reconstituer ce qui a été fait, site par site ?
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La commune compte plusieurs zones d'activités en périphérie, comme la zone des Craus aux Bons Enfants, le parc de la Crémade ou le Parc du Moulin, où l'on trouve bureaux, ateliers et entreprises de services. Elle est à quelques kilomètres de l'A7 par Rognac, ce qui permet de rayonner vers Vitrolles, Berre, Salon et Aix. Son nom rappelle aussi les oliveraies qui l'entourent. Le tissu économique est fait de PME de services, d'artisans et de commerces.
Le cas : une entreprise de propreté de 40 agents
Scénario fictif, à but illustratif : l'entreprise, ses chiffres et ses résultats sont des hypothèses, pas un client réel.
La situation
L'entreprise assure l'entretien de bureaux, de locaux commerciaux, de parties communes et de quelques sites industriels, pour une soixantaine de clients. Quarante agents, souvent à temps partiel, interviennent sur plusieurs sites par jour. La gérante et une assistante assurent la planification, les relations clients et la facturation.
Les difficultés
- Les absences sont signalées par SMS ou appel, souvent tôt le matin ; trouver un remplaçant prend du temps.
- Les clients ne sont pas toujours prévenus d'un changement d'agent ou d'horaire.
- Les prestations ponctuelles (vitrerie, remise en état après travaux) sont demandées par e-mail et parfois oubliées à la facturation.
- Les contrôles qualité sur site sont faits sur papier et rarement exploités.
- La facturation mensuelle demande deux jours de pointage.
Ce qui a été automatisé
- Absences et remplacements : un agent signale son absence par un message simple. Le planning identifie les sites concernés et propose les remplaçants disponibles et habitués du site. La gérante choisit ; le remplaçant reçoit son ordre de mission, le client un message de prévenance.
- Prestations ponctuelles : chaque demande reçue par e-mail est reconnue, enregistrée avec le site et la date souhaitée, puis transformée en devis ou en bon d'intervention selon le contrat.
- Contrôles qualité : le chef d'équipe remplit une grille sur téléphone pendant sa visite. Les non-conformités génèrent une action corrective et, si le client le souhaite, un compte rendu.
- Facturation mensuelle : le forfait de chaque contrat, les prestations ponctuelles réalisées et les éventuelles déductions sont rassemblés automatiquement. La facture est préparée dans le logiciel et soumise pour relecture.
- Relances : les factures échues sont relancées selon un calendrier défini, jusqu'au paiement.
Ce qui change
Dans ce scénario, les matins d'absence deviennent gérables en quelques minutes, les clients sont prévenus systématiquement et les prestations ponctuelles ne sont plus oubliées. La facturation passe de deux jours de pointage à une demi-journée de relecture.
Vos prestations ponctuelles sont-elles toutes facturées ?
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- Un message, pas une application. Les agents utilisent leur téléphone habituel ; l'automatisation lit leurs messages.
- Le client prévenu, c'est un client conservé. Un changement annoncé passe ; un agent inconnu qui sonne sans prévenir inquiète.
- Ce qui n'est pas tracé n'est pas facturé. Chaque demande ponctuelle doit laisser une trace jusqu'à la facture.
Pour les contrôles à prévoir avant d'envoyer une facture, voir notre article sur l'automatisation de la facturation.
Mise en place
Ces automatisations se branchent sur votre logiciel de planning ou de gestion, votre logiciel de facturation, vos tableurs et la messagerie. Après un audit gratuit, la mise en service prend en général deux semaines. Le prix est fixé sur devis, à partir de la base publiée sur notre page tarifs. La gestion du personnel (contrats, paie) reste du ressort de votre service ou de votre cabinet.
En résumé
À La Fare-les-Oliviers, les entreprises de propreté et de services multi-sites jonglent chaque jour avec les absences, les demandes ponctuelles et la facturation. Automatiser les remplacements, la trace des prestations et la facture mensuelle, c'est sécuriser la relation client et le chiffre d'affaires.
Des matins d'absence gérés en cinq minutes.
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