Gardanne a longtemps vécu de la mine. Depuis la fermeture du dernier puits en 2003, la ville a vu s'installer d'autres activités, dont un campus d'ingénieurs tourné vers la microélectronique et les jeunes entreprises qui gravitent autour.
Ces start-up et PME technologiques ont un point commun : des équipes très qualifiées qui passent une part étonnante de leur temps à remplir des tableaux. Temps passés par projet, dépenses à justifier, avancement à présenter aux associés, aux financeurs ou aux partenaires. L'automatisation des entreprises à Gardanne prend ici la forme d'un reporting qui se prépare seul. Voici un cas fictif mais réaliste, et ce qu'on peut en retenir.
Combien d'heures d'ingénieur partent chaque mois dans les tableaux de suivi ?
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Le campus Georges-Charpak de Mines Saint-Étienne, inauguré en 2008 à Gardanne, réunit formation d'ingénieurs, recherche et accueil d'entreprises autour de la microélectronique. Il prolonge un bassin industriel qui compte, à quelques kilomètres, le pôle microélectronique de Rousset. L'ancien puits Yvon-Morandat a été reconverti par la commune. La ville garde par ailleurs un tissu de PME industrielles, d'artisans et de commerces au service du bassin de vie.
Le cas : une jeune entreprise de 14 personnes
Scénario fictif, à but illustratif : l'entreprise, ses chiffres et ses outils sont des hypothèses, pas un client réel.
Le contexte
L'entreprise conçoit des composants et du logiciel embarqué. Elle mène trois projets de développement en parallèle, dont un financé en partie par une aide publique et un autre mené avec un industriel partenaire. Elle facture aussi des prestations d'ingénierie. Ses outils : un logiciel de gestion de projet, un tableur de suivi des temps, un logiciel de facturation, une banque en ligne et la messagerie.
Le problème
- Chaque ingénieur remplit son tableau de temps « quand il y pense », souvent en fin de mois, de mémoire.
- Les dépenses (achats de composants, sous-traitance, déplacements) sont rattachées aux projets à la main par la responsable administrative.
- Le rapport mensuel aux associés et le suivi demandé par le financeur sont montés en deux jours, à partir de cinq sources.
- Pour certains dispositifs fiscaux ou certaines aides, la justification des temps passés doit être solide, et elle ne l'est pas.
La solution mise en place
- Saisie des temps simplifiée : chaque vendredi, un message demande à chaque ingénieur de confirmer ou corriger une proposition de répartition, pré-remplie à partir des tâches du logiciel de projet et de son agenda. Une minute par personne.
- Dépenses rattachées automatiquement : les factures fournisseurs reçues par e-mail sont lues, leur projet identifié par le bon de commande ou le libellé, puis classées. Les cas ambigus sont soumis à la responsable.
- Rapprochement bancaire préparé : les paiements sont rapprochés des factures, et les pièces manquantes signalées avant la clôture.
- Reporting mensuel généré : le premier jour ouvré du mois, un rapport arrive par e-mail : temps et coûts par projet, comparaison au budget, facturation du mois, trésorerie, faits marquants saisis par les chefs de projet.
- Dossier de justification tenu à jour : temps validés, factures et livrables sont rangés par projet et par période, prêts à être transmis au financeur ou à votre conseil.
Votre rapport mensuel est-il prêt le 1er, ou le 10 ?
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Dans ce scénario, le gain le plus visible est le temps de la responsable administrative : le rapport mensuel ne demande plus deux jours mais une relecture. Le gain le moins visible est la qualité des données : des temps confirmés chaque semaine valent bien mieux que des estimations reconstituées en fin d'année, au moment où un financeur ou un contrôleur les demande.
Trois principes valent pour la plupart des jeunes entreprises technologiques :
- Pré-remplir plutôt que demander. Un ingénieur corrige volontiers une proposition ; il remplit rarement une page blanche.
- Un code projet partout. Bon de commande, facture, ticket, temps : tout ce qui porte le code se range seul.
- Le rapport doit arriver, pas être demandé. Un e-mail le 1er du mois est lu ; un tableau à aller chercher ne l'est pas.
Ce principe de rapport automatique est détaillé, pour un autre métier, dans notre article sur le reporting hebdomadaire automatique.
Les limites à garder en tête
L'automatisation organise et prépare les justificatifs ; elle ne décide pas de l'éligibilité d'une dépense à une aide ou à un dispositif fiscal. Ces questions restent à traiter avec votre expert-comptable ou votre conseil spécialisé. De même, Syncro n'exerce aucune activité comptable : les pièces sont préparées pour votre cabinet, pas à sa place.
Mise en place
Les briques se branchent sur vos outils actuels : gestion de projet, tableurs, facturation, banque, messagerie. Après un audit gratuit, la mise en service prend en général deux semaines. Le prix est fixé sur devis, à partir de la base indiquée sur notre page tarifs. Syncro est installé à Lambesc, à une demi-heure de Gardanne.
En résumé
À Gardanne, les jeunes entreprises de la microélectronique et de l'ingénierie ont tout intérêt à garder leurs ingénieurs sur la technique. Un suivi des temps pré-rempli, des dépenses rangées par projet et un rapport mensuel qui arrive seul : c'est souvent le premier chantier à automatiser.
Un reporting qui se prépare pendant que vous développez.
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